Dokumente – über 7 Brücken musst du gehen

Wie vorab bereits erwartet war die Aufbereitung der Dokumente ein Spießrutenlauf. Erinnert sich jemand an Asterix und Obelix? Oder an Reinhard Mey? Darum möchte ich die einzelnen Schritte für unsere Nachfolger festhalten, damit ihr von unseren Erfahrungen profitieren könnt…

1. Schritt: Dokumente sammeln
Zuerst müssen folgende Dokumente gesammelt werden:

  • Pass (muss 18 Monate nach Ankunft noch gültig sein)
  • Geburtsurkunde
  • Diplom
  • Anhang zum Diplom
  • Gesundheitszertifikat
  • HIV-Test
  • Anmeldeformular

Der Prüfungstermin für die BSc Abschlussprüfung muss zwangsläufig im Juni sein, da der September-Termin schon zu spät wäre. Schliesslich ist ein erfolgreicher Abschluss Grundvoraussetzung, um mit einem Master-Studium zu beginnen. Das Diplom und den Anhang zum Diplom (Supplement) bekommt man auf jeden Fall rechtzeitig, wenn nicht, dann im Sekretariat nachfragen und dessen Dringlichkeit betonen.

2. Schritt: Gesundheitszertifikat und AIDS Test
Nachdem es einige Tage dauert, bis der Befund des HIV-Tests kommt, empfiehlt es sich damit zu starten. Ich konnte diesen beim Hausarzt für unter 20€ durchführen. Der Hausarzt kann auch gleich ein allgemeines Gesundheitszertifikat ausstellen. Dabei geht es im Grunde nur darum, dass irgendwo steht, dass man keine ansteckenden Krankheiten hat. Ein Standardformular gibt es meines Wissens nach nicht. Die Kosten für das Zertifikat sind von Arzt zu Arzt unterschiedlich und beliefen sich bei mir auf ca. 5€.

Es empfiehlt sich auch gleich eine Impfung gegen Hepatitis A und B durchzuführen. Kosten pro Impfung ca. 2×70€ für Grundimmunisierung, im darauffolgenden Jahr nochmals 70€ für einen 10-jährigen Impfschutz.

Eine Beglaubigung dieser beiden Dokumente war nicht notwendig und wurde von HSE und dem russischen Ministerium akzeptiert.

3. Schritt: Diplom und Anhang zum Diplom
Mit diesen beiden Dokumenten geht es erst einmal zum Wissenschaftsministerium. Dort wird die Echtheit der Dokumente bestätigt. Eh klar, könnten ja weiss Gott woher kommen?! Die Zahlung der Gebühren muss Bar erfolgen.

Wissenschaftsministerium
Parteienverkehr: Di und Do von 09:00 – 12:00
Teinfaltstraße 8, 3. Stock, FOInsp. Walter Vachalek Zimmer 313
(ca. 14,30 pro Dokument in Bar)

4. Schritt: Apostille für Diplom und Anhang zum Diplom
Mit beiden Dokumenten jetzt zum Außenministerium laufen und Apostille darauf kleben lassen. Von der Teinfaltstrasse kann man gleich direkt hingehen, liegt quasi ums Eck.

Außenministerium
Montag bis Freitag von 9:00 bis 12:30 Uhr
Eingang: Leopold Figl Gasse 5 (Links ums Eck)
(ca. 17,5
0 pro Dokument)

5. Schritt: Übersetzen der Dokumente
Wir hatten die Dokumente in Wien übersetzen lassen. Da das russische Ministerium auch den Anhang zum Diplom übersetzt haben wollte und dies auch durch einen “russischen Notar”, haben wir in Moskau ein Übersetzungsbüro ausfindig gemacht. In Wien wäre die Übersetzung sehr teuer gekommen, da das Supplement doch 15 Seiten umfasst.

Im übrigen ließ die Qualität der Übersetzungen der Wiener Dolmetscher sehr zu wünschen übrig. Bei mir wurde mein Familiennamen in mehreren Dokumenten falsch bzw. unterschiedlich übersetzt, bei anderen wiederum wurden Texte untereinander kopiert und dabei unterschiedliche Wohnadressen nicht berücksichtigt.

Ich empfehle gleich den Weg über einen russischen Notar zu beschreiten, eventuell erspart man sich zusätzliche Kosten. Unsere russische Agentur A-Format in Moskau (Kontaktperson: Andrey B. Graev) war sehr engagiert und bemüht, daher kann ich sie guten Gewissens weiterempfehlen:

A-Format Translation Agency
www.perevodmoskva.ru
С уважением, Андрей Граев

+7-495-600-4001
+7-903-550-1111 (cell)
Бюро переводов “А-Формат”

Die Bezahlung erfolgte mittels Banktransfer. Mit Kreditkarte bzw. Paypal war eine Überweisung nicht möglich bzw. denke ich einmal, dass die Spesen, die die Agentur übernehmen hätte müssen, einfach zu hoch waren. Ein Kurier hat die Dokumente im Anschluss gleich zur Universität gebracht, damit sollte dann auch das Senden der Dokumente per DHL wegfallen. Zusätzlich wurden die Dokumente mittels Download übergeben.

Preislich war das Angebot auch sehr günstig (im Verhältnis zu den beeidigten Übersetzern in Wien). Übersetzung und Beglaubigung von 3 Dokumenten (Diplom, Anhang zum Diplom und Pass) hat umgerechnet 170€ gekostet. Wobei der Anhang zum Diplom, durch dessen Umfang, der teuerste Brocken ist. Da der Inhalt aber bei den Meisten nahezu identisch ist, empfiehlt es sich, sich hier zusammen zu schliessen um Kosten zu sparen.

Wichtig: Auch die Apostille und alle Stempel übersetzen lassen!

6. Schritt: Ausfüllen des Anmeldeformulars
Das von der HSE bereitgestellte Formular wird einfach anhand der Beschreibung ausgefüllt und unterschrieben. Den Code für das Studium findet man hier. In unserem Fall “MSc in Big Data – 38.04.05”. Im Anschluss noch ein Foto draufkleben. Dem speziellen Wunsch ein mattes Bild in 3x4cm zu verwenden bin ich nicht nachgekommen. Schliesslich hatte ich vom Antrag auf den Pass noch einige herumliegen.

7. Schritt: Übergabe der Dokumente
Alle 7 Dokumente einscannen und an HSE mailen. Natürlich brauchen sie auch noch die Originale. Nachdem ich diese nicht einfach so aus der Hand geben wollte, hatte ich alle Zettel bei einem Notar beglaubigt kopieren lassen und diese Kopien versendet.

Wir hatten natürlich die in Wien übersetzten Dokumente per DHL an die HSE geschickt.

Die bessere Vorgehensweise wäre wohl die Dokumente bei Andrey übersetzen und an die HSE senden zu lassen. Nachdem Andrey alle Dokumente auch per Download zur Verfügung stellt, können auch alle Dokumente eingescannt an die HSE gemailt werden.

Wie geht’s weiter?
Die HSE hat die Dokumente an das russische Ministerium weitergeleitet. Dort wird nun eine Einladung für das Visum ausgestellt. In drei Wochen geht es los und bislang gibt es noch keine weiteren Informationen dazu.

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